POLITIQUES ET PRATIQUES ENCADRANT LA GOUVERNANCE ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La présente politique (ci-après désignée la « Politique ») a pour but de décrire les pratiques de Sources Coulombe Inc en termes de gestion et de gouvernance des renseignements personnels. Sources Coulombe s’engage à protéger tous les renseignements personnels collectés et utilisés dans le cadre de ses activités. Toutes les personnes travaillant ou agissant pour le compte de Sources Coulombe doivent respecter la confidentialité des renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
CONSENTEMENT
Sources Coulombe Inc ne recueille pas de renseignements personnels à votre sujet sans que vous ne les lui fournissiez volontairement. Le consentement d’une personne est toujours requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de ses renseignements personnels, sauf lorsque la loi ou la présente Politique l’exige ou le permet. Dans un tel cas, la collecte, l’utilisation ou la communication de ces renseignements sont faites par des moyens légaux et raisonnables.
En fournissant des renseignements personnels à Sources Coulombe Inc ou à ses fournisseurs de services ou mandataires, vous autorisez Sources Coulombe Inc à utiliser, recueillir et communiquer ces renseignements personnels conformément à la présente Politique et tel qu’autorisé ou requis par la Loi. Sous réserve d’exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à l’égard de certaines des fins déterminées en tout temps en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels de Sources Coulombe Inc dont les coordonnées figurent ci-dessous. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains des services ou renseignements qui pourraient vous être utiles.
Votre consentement exprès sera requis si Sources Coulombe Inc désire recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour une autre fin que celles définies dans cette Politique.
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Un renseignement personnel est une donnée ou une combinaison de données qui permet d’identifier une personne. Toutefois, les renseignements généralement considérés de nature professionnelle comme le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnels ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.
Sources Coulombe Inc recueille ou crée des renseignements personnels destinés à être utilisés à des fins administratives directement auprès de la personne concernée, sauf lorsque :
- la personne autorise Sources Coulombe Inc à recueillir les renseignements personnels auprès d’une autre source;
- les renseignements personnels sont recueillis à une fin à laquelle ils peuvent être divulgués à Sources Coulombe Inc;
- la collecte des renseignements personnels directement auprès de la personne pourrait entraîner la collecte de renseignements inexacts; ou
- la collecte des renseignements personnels directement auprès de la personne pourrait aller à l’encontre du but ou compromettre l’utilisation pour laquelle les renseignements personnels sont recueillis.
Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.
Renseignements non personnels
Vous n’avez pas besoin de fournir de renseignements personnels pour accéder à notre site Web. Toutefois, il se peut que nous recueillions des renseignements qui ne vous identifient pas, comme le type de navigateur Internet ou le système d’exploitation que vous utilisez et le nom du domaine du site Web à partir duquel vous avez établi le lien avec notre site.
De plus, lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons introduire certains renseignements sur votre ordinateur sous forme de témoins (cookies) ou de fichiers de même nature. Les témoins nous permettent d’adapter un site Web ou une promotion à vos intérêts et vos préférences. La plupart des navigateurs Internet permettent de supprimer les témoins de votre disque dur, de les bloquer ou de recevoir un avis avant qu’ils soient enregistrés sur votre ordinateur. Pour en savoir davantage sur ces fonctions, consultez les directives ou la fonction d’aide de votre navigateur.
Sources Coulombe Inc ne recueille pas vos renseignements personnels automatiquement. Toutefois, elle peut associer les renseignements obtenus automatiquement (p. ex., le navigateur Internet que vous utilisez) à des renseignements personnels déjà fournis.
UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Fins poursuivies par Sources Coulombe Inc
Sources Coulombe Inc utilise et communique des renseignements personnels aux fins suivantes :
(a) communiquer avec des clients au sujet de toute question ou commentaire concernant nos produits;
(b) permettre à des clients de participer à des concours et promotions;
(c) élaborer, améliorer et commercialiser nos produits;
(d) évaluer les besoins et les préférences de nos clients;
(e) communiquer à des clients des promotions, des offres et des concours que nous offrons;
(f) traiter toute demande d’emploi transmise par un candidat potentiel;
(g) mener des études et des analyses de données afin d’améliorer nos produits et services ou d’en créer de nouveaux;
(h) se conformer aux lois et aux exigences réglementaires en vigueur;
(i) communiquer à des clients la modification à des politiques de l’entreprise, et notamment à cette présente politique.
Communication des renseignements personnels
Nous pouvons communiquer des renseignements personnels avec des sociétés qui nous sont affiliées, des fournisseurs de services agissant en notre nom et des partenaires d’affaires. Sources Coulombe Inc se réserve le droit de transmettre des renseignements personnels à des fournisseurs de services qui agissent en notre nom pour le traitement ou le stockage de données, et notamment de renseignements personnels. Ces fournisseurs s’engagent à respecter la présente Politique concernant les renseignements personnels. Les renseignements personnels peuvent être communiqués dans le cadre d’une communication obligatoire requise par la loi. Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels afin de protéger vos intérêts en cas de fraude ou de tentative de fraude. Les renseignements personnels d’une personne peuvent aussi être communiqués à d’autres fins, et ce, avec le consentement de cette personne.
CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Conservation des renseignements personnels
Sources Coulombe Inc conserve les renseignements personnels qu’elle détient pendant une période raisonnable. Cette période est déterminée en fonction du temps requis pour réaliser les fins relatives à l’utilisation de ces renseignements, ou encore afin de se conformer aux dispositions de la loi ou aux pratiques commerciales, selon la période la plus longue. Nous établissons des critères de conservation en fonction du type de renseignements recueillis. Nous conservons les renseignements personnels ayant servi à prendre une décision à propos d’une personne suffisamment longtemps pour que cette personne ait le temps d’y avoir accès une fois la décision prise. Dans le cas d’une demande de consultation ou d’une contestation, nous conservons les renseignements recueillis suffisamment longtemps pour que cette personne exerce tous les recours possibles en vertu de la loi. Une fois les renseignements personnels utilisés pour réaliser les fins déterminées ou lorsque la personne en demande la destruction, Sources Coulombe Inc anonymise les renseignements ou les détruit de manière à empêcher toute divulgation ou tout accès non autorisé à ces renseignements.
Destruction définitive de renseignements personnels
Lorsqu’un renseignement personnel n’est plus utile pour notre organisation, nous avons le devoir de le détruire ou l’anonymiser. Un renseignement personnel n’est plus utile lorsque la fin pour laquelle il a été collecté ou utilisé n’a plus d’objet.
Dans les cas où la destruction de renseignements personnels ou d’un support contenant de tels renseignements est nécessaire, notre organisation suivra les techniques de destruction définitive suivantes.
- Support Papier :
- Le document original et ses copies seront détruits par l’utilisation d’une déchiqueteuse ;
- Dans le cas de renseignements personnels extrêmement sensibles, nous pouvons avoir recours à l’incinération des documents déchiquetés.
- Support numérique réutilisable (carte de mémoire flash SD, XD; clé USB; disque dur d’ordinateur) :
- Les méthodes utilisées seront le formatage, la réécriture ou le déchiquetage numérique;
- La méthode de déchiquetage numérique nécessite l’emploi d’un logiciel qui supprime de façon sécuritaire le ou les renseignements personnels, puis inscrit une information aléatoire à l’emplacement où se trouvait le fichier contenant les renseignements personnels à détruire.
- Support numérique non réutilisable (certains CD, DVD, carte de mémoire flash, clés USB et disques durs qui seront détruits):
- Destruction physique du support tels que le broyage, le déchiquetage, le trouage, l’incinération, etc.)
- Le déchiquetage à l’aide d’une déchiqueteuse traditionnelle dans le cas des CD et des DVD;
- La procédure de démagnétisation est possible dans le cas des disques durs;
- Des appareils contenant des disques durs (télécopieur, numériseur, imprimante, photocopieur, etc.):
- L’écrasement des informations personnelles sur le disque dur de l’appareil;
Sécurité et partage des renseignements
Sources Coulombe Inc prend des précautions raisonnables pour protéger les renseignements personnels recueillis. Ces renseignements peuvent être notamment transmis à des agents autorisés, à des fournisseurs de services ou à d’autres sociétés affiliées. Ces personnes et entités s’engagent à respecter la présente Politique. Ces personnes et entités sont ainsi tenues d’assurer la confidentialité de ces renseignements et de ne les utiliser que pour les fins établies en accord avec Sources Coulombe Inc.
Sources Coulombe Inc a adopté plusieurs mesures afin d’assurer la sécurité des renseignements personnels. Les équipements ou infrastructures pouvant contenir des renseignements personnels, tels que des serveurs informatiques, sont situés dans des emplacements sécuritaires dont l’accès est sécurisé. Également, le nombre de personnes ayant accès à des renseignements personnels est limité. Seuls les employés qui ont besoin de consulter des renseignements personnels afin d’accomplir leur travail sont autorisés à le faire.
Incident de confidentialité
Si un incident de confidentialité, tel qu’une fuite de données par exemple, survient, des mesures sont en place pour faire face à cette situation. Notre Responsable de la protection des renseignements personnels a alors la responsabilité d’ajouter cet incident au registre des incidents de confidentialité de Sources Coulombe Inc.
Lorsqu’un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux survient, nous avons l’obligation de prévenir la Commission d’accès à l’information du Québec. Si un incident de confidentialité sérieux survient, nous prendrons des mesures raisonnables pour diminuer tout risque de fuite de données ou autres conséquences de cet incident.
DEMANDE D’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS ET MODIFICATIONS
Sous réserve des exceptions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut accéder à ses renseignements personnels conservés par l’organisation, les examiner ou en recevoir une copie en présentant une demande écrite à cet effet au responsable de la protection de la vie privée de l’organisation.
Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite. Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour traiter votre demande.
Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d’une enquête sur une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fait l’objet d’un litige ou est privilégiée.
Si nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est possible que nous refusions de vous les communiquer directement et demandions à ce qu’ils soient transmis à un professionnel de la santé que vous aurez désigné pour vous les communiquer.
Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable.
Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à notre Responsable de la protection des renseignements personnels qui est responsable de l’application de la présente Politique qui peut être joint à l’adresse ci-dessous :
confidentialite@pepsi-alexcoulombe.com
Sources Coulombe Inc
A/S Responsable de la protection des renseignements personnels
2240, rue Cyrille-Duquet, Québec
QC G1N 2G3
TRAITEMENT DES PLAINTES EN LIEN AVEC LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Afin de formuler une plainte en lien avec la protection des renseignements personnels, toute personne doit adresser une telle plainte par écrit à notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Les coordonnées de notre Responsable se retrouvent dans de la présente politique.
Afin de faire une telle plainte, cette personne doit indiquer son nom, ses coordonnées afin de la joindre, son numéro de téléphone et l’objet de sa plainte, sous forme de texte. La plainte en question doit être détaillée afin d’assurer un traitement optimal de celle-ci. Si une plainte n’est pas suffisamment détaillée, notre Responsable de la protection des renseignements personnels pourra rentrer en contact avec la personne afin d’obtenir plus de détails.
Le traitement de la plainte par les personnes attitrées à cette tâche au sein de notre organisation est fait de façon confidentielle. Nous nous engageons à traiter les plaintes suffisamment détaillées dans un délai raisonnable.
Lorsqu’une plainte est reçue par notre Responsable de la protection des renseignements personnels, celui-ci est tenu d’évaluer cette plainte et de formuler une réponse écrite à la personne plaignante. Dans le cadre de l’évaluation de la plainte, notre organisation déterminera si le traitement ou l’utilisation des renseignements personnels visés par la plainte a été effectué de façon conforme à la présente politique, aux directives internes afférentes de notre organisation et à la législation en vigueur.
Les membres de notre organisation qui traitent les plaintes sont tenus de constituer un dossier distinct pour chacune de ces plaintes. Un dossier de plainte contient les informations suivantes : la plainte écrite, l’analyse effectuée lors de l’évaluation de la plainte et la réponse écrite qui a été envoyée à la personne plaignante.
FORMATION ET SENSIBILISATION
Sources Coulombe Inc s’assure que les différents membres de notre organisation soient formés et sensibilisés aux meilleures pratiques en vigueur en termes de protection des renseignements personnels. Le personnel de notre équipe consent à adhérer à la Politique et aux directives internes en termes de protection des renseignements personnels par le biais d’un formulaire de consentement qu’ils doivent signer. Le nom et les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels sont connus du personnel et ils sont affichés dans les bureaux de Sources Coulombe Inc. Diverses activités de formation et des séances d’information sur la protection des renseignements personnels sont offertes aux membres de notre organisation de façon régulière.
APPLICATION
Si pour quelque raison vous pensez que l’entreprise n’a pas adhéré à ces principes, nous vous prions de le notifier en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous ferons alors le nécessaire pour déterminer et corriger le problème dans des délais raisonnables. Mentionner comme objet « Protection de la vie privée ».
MODIFICATION DE LA POLITIQUE
Sources Coulombe Inc se réserve le droit de modifier cette Politique en tout temps en la mettant à jour sur ses sites Web. La modification de cette Politique vaudra avis de modification de celle-ci. Les personnes titulaires de renseignements personnels traités, conservés ou recueillis par Sources Coulombe Inc sont liés par cette Politique et toutes modifications de celle-ci.
Date de mise à jour de la Politique : 9 novembre 2023